会议室不仅是人们开会的场所，还是放置视频会议终端设备的场所，所以为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，所以背景墙应选择均匀的浅颜色，通常多采用蓝色或灰色，以使摄像机镜头光圈设置合适。而房间的其它三面墙壁、地板、天花板均忌用黑或鲜艳色彩的饱和色，以免喧宾夺主。

椅子应尽量采用舒适的，以及加厚椅垫，避免开会人员经常调整坐姿而在镜头内造成不必要的动作。会议桌的颜色和亮度也很重要，为了减少脸部的阴影，要求采用浅色桌使光线能通过桌子反射到人的脸上。另外，在表克风与桌子之间最好加一层软性材料，如橡胶底，塑料、抹布等以免敲击桌子时造成太大的声响。

地面宜用强化地板，墙面用铝塑板同时夹有不锈钢条进行圆周型的分割，即能虚拟式的扩展空间，又具现代感;同时会议室需要相对安静的环境，通常地板上会铺设地毯，装置隔音毯，对地毯的选择要具备吸声效果，也要兼顾地毯与环境协调，具备一定的舒适、美观。

会议室灯光设计注意两点，首先灯光可以改变空间的气氛和个人的感觉，利用灯光营造出肃穆庄严的气氛;其次，会议室一般承接大型演讲或会议活动，要求灯光庄重与明亮，一般选择大型吊灯和小型筒灯两种灯具，大型吊灯以显会议室的庄严，等间距的小型筒灯能使整个会议室明亮简洁，而又富有变化性。